Invariances archivistiques

Parler d’invariance dans ce monde qui change en permanence, est-ce bien raisonnable ?

D’autant plus que la variance ne date pas d’hier : « Souvent femme varie » dit le proverbe (comme si l’homme ne variait pas et ne changeait pas d’idée comme de chemise…° ; le paysage que l’on regarde n’est jamais le même, de même que le mur de l’internaute sur Facebook ou Linkedin qui change à chaque minute.

C’est que l’invariance ne s’applique pas aux choses et aux gens, mais aux lois de la nature telles que les savants les décrivent et les analysent. Le mot invariance appartient d’abord au vocabulaire de la physique et des mathématiques où elle caractérise des lois.

Invariance me semble donc bien adapté pour qualifier deux « lois » archivistiques que j’observe depuis des décennies maintenant.

Tout d’abord, l’invariance de la bi-fonctionnalité de l’écrit.

Depuis l’invention de l’écriture il y a cinq millénaires, son usage se répartit invariablement entre deux grands objectifs :

  1. noter le savoir et les idées pour les transmettre, à des proches ou aux générations futures, qu’il s’agisse de transmission d’une connaissance ancestrale, de science, de littérature ou de création artistique ;
  2. tracer les actes effectués par les humains dans leurs relations réciproques, dans le but de prouver ce qui a été fait, parce que l’on devra rendre des comptes, ré-exploiter les données, défendre ses droits.

Dans les deux cas, il y a enregistrement de l’information sur un support physique (on retrouve là la définition classique du document), support choisi en fonction de la technologie du moment mais aussi de la nature de l’information. L’invariance de ces deux fonctions de l’écrit a été portée pendant des millénaires par deux couples de mots : livre et document (pour l’objet) et bibliothèque et archives (pour le lieu de conservation). Les deux mondes ont toujours vécu et vivent en harmonie (quand il y a querelle, ce n’est souvent que polémique corporatiste entre les agents chargés de l’écrit).

Bibliothèque et archives

Le numérique a fait éclater tout cela, m’a-t-on déjà objecté. Je n’en crois rien et je l’ai longuement expliqué dans un article publié par le Bulletin des Bibliothèques de France en 2012 sous le titre « L’opposition millénaire archives/bibliothèques a-t-elle toujours un sens à l’ère du numérique ? », en ligne ici. Certes la « documentation » en tant que discipline et pratique professionnelle dédiée à l’utilisateur s’est immiscée entre le livre et le document d’archives mais cela ne change rien au fondement de la bi-fonctionnalité.

Ensuite, l’invariance de la bi-directionnalité des documents engageants.

Je dis volontiers à mes interlocuteurs qu’il n’y a finalement que deux types de documents à archiver :

  1. les documents liés à une relation hiérarchique (dimension verticale) incluant les décisions évidemment (loi, arrêté, délibération, jugement…), mais aussi les documents qui s’y rattachent (comptes rendus, rapports…) ;
  2. les documents issus d’une relation contractuelle (dimension horizontale) qui englobent les actes co-signés (les contrats) et plus généralement tout document échangé qui se trouve opposable à un tiers.

Là encore, on va me dire que la société connectée chamboule tout cela. Non.

Les données, l’information numérique constitue soit un produit d’information ou de connaissance ; soit une trace informative avec valeur commerciale, administrative, juridique (le clic vaut contrat, la touche « entrée » vaut signature, etc.).

Réflexion sur le vrac numérique

Vrac numérique1Le mot vrac, d’une manière générale, renvoie à deux réalités bien différentes : le bric-à-brac et le conditionnement en gros.

Il en va de même pour le « vrac numérique » et il convient de distinguer les deux cas de figure.

Halte au vrac ! Vive le vrac !

Le terme vrac comporte une double connotation de mélange d’objets et d’hétérogénéité de ces objets. On trouvera ainsi dans une brocante, pêle-mêle: un roman de Julien Gracq, un album sur l’Aubrac, une statue de saint Patrick, un froc, une cassette VHS de Fric-Frac, 10 grammes de crack, un rapport sur l’Afrique, un décor d’Alexandre Astruc, un disque de rock…

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L’archivage numérique en prime time sur BFM TV

BFM Business, jeudi 24 mars : le focus de l’émission Tech&Co, présentée par Sébastien COUASNON, est consacré à l’archivage numérique, avec la complicité de Delphine SABATTIER.
Pour écouter/voir en replay : http://bfmbusiness.bfmtv.com/mediaplayer/video/donnees-numeriques-comment-relever-le-defi-de-l-archivage-numerique-2403-782815.html

tech&co-archivage numérique

Invités de l’émission, Hervé STREIFF, de Locarchives, et Marie-Anne CHABIN évoquent les multiples facettes de l’archivage qui, à bon droit, préoccupent autant les particuliers que les entreprises :

  • la différence entre stockage et archivage
  • les risques, entre données personnelles et documents engageants
  • la pérennité des données
  • les volumes démesurés de fichiers numériques de chacun (mails, photos, vidéos) et des entreprises
  • la confidentialité, les coffres forts et le chiffrement (attention à ne pas perdre la clé !)
  • la propriété des données et leur localisation
  • les GAFA, les services rendus et le monopole
  • les responsables d’archivage dans les entreprises et le CR2PA
  • la conservation des bulletins de salaire et des relevés de banque
  • et même l’ubérisation de l’archivage…

Un portrait par petites touches.
À suivre !

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Généalogie sans archives…

En écoutant sur France Info, samedi 12 mars 2016 un peu après 13 h, le reportage d’Anne Lamotte sur le salon de généalogie la mairie du 15e arrondissement de Paris (11 et 12 mars), mon oreille a été frappée par l’absence d’un mot au cours des deux petites minutes que dure le sujet à l’antenne.

Pas une seule allusion aux archives, ni pour évoquer les documents, ni pour évoquer les institutions qui les conservent, ni même le nom de l’éditeur Archives & Culture qui organise le salon.

N’apparaissent sur le devant de la scène du reportage que les sites généalogiques présents au salon et les généalogistes amateurs qui se lancent dans la grande aventure de la connaissance de leur passé familial.

Généalogie sans archives-lkLe mot registre n’est pas prononcé non plus. Cette lacune m’interpelle (au niveau de mon vécu puisque vécu j’ai dans le domaine).

J’écoute et réécoute. Non, rien. Il est en revanche question d’arbres, d’individus et de couples… A new wording indeed. Le micro-trottoir met en avant l’émerveillement d’une nouvelle adepte, Dominique, lorsqu’elle découvre l’indication de la profession de son ancêtre né à Gonesse en 1807 et qui était berger : « On a même ces informations-là ? » lâche-t-elle incrédule. Dominique n’est pas allée aux archives consulter les registres d’état civil ; elle a « cliqué » le couple et elle l’a trouvé grâce à une certaine Monique qui a « enregistré » sur le site un arbre qui comporte ce couple. On note au passage que ce n’est plus l’officier d’état civil qui enregistre mais tout un chacun.

Faut-il s’en émouvoir ? Est-ce fâcheux ?

Non. C’est nouveau mais ce n’est pas choquant. C’est même très intéressant comme manifestation significative de la distanciation croissante entre l’activité ludique, culturelle et sociale qu’est la généalogie (400000 adeptes dit la radio) et le patrimoine écrit national qui la rend possible. Trente ans après « l’invasion » des salles de lecture des archives par les « hordes » de généalogistes, on constate, technologies numériques obligent, une organisation différente de l’activité, une industrialisation de la circulation de l’information généalogique et, partant, une nouvelle économie autour de ces données publiques : ceux qui produisent, ceux qui conservent, ceux qui exploitent, ceux qui consomment. Cette nouvelle économie de la donnée de mémoire est notamment illustrée par la convention de partenariat signée en juillet 2015 par le Département de Seine-et-Marne avec la société Généalogie.com (NotreFamille.com) moyennant le versement d’une redevance forfaitaire de 50 000 € dont le versement doit s’échelonner sur 10 ans.

Ah mes aïeux ! On vit une époque formidable !

Attention cependant à un taylorisme exacerbé de la production des données personnelles.

Le concept de redondance

Redondance-tqLa redondance (de l’information), c’est comme le cholestérol : il y a la bonne et il y a la mauvaise. La bonne correspond à l’information en plus ; la mauvaise, à l’information en trop.

La redondance positive, celle de l’information en plus, concerne la sauvegarde délibérée des données : les données stockées sur des serveurs, des disques, des fichiers, sont redondées, c’est-à-dire, dupliquées, voire tripliquées sur d’autres serveurs, disques, fichiers, dans un but de sécurité. La copie de sécurité existait déjà

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Les Premiers ministres socialistes français et les circulaires sur les archives au XXIe siècle

circ archivesOn dirait le titre ronflant d’une thèse mais c’est juste le titre d’un petit billet car les Premiers ministres concernés ne sont que deux, le fait qu’ils soient socialistes n’a (jusqu’à preuve du contraire) pas d’impact sur ce type de circulaire préparée par l’administration, et le XXIe n’en est qu’à son 6(pas de Premier ministre – encore que Manuel Valls soit effectivement le sixième Premier ministre depuis 2000 – mais sixième de temps de siècle).

Donc, Lionel Jospin et Manuel Valls ont l’un et l’autre signé une circulaire sur les archives, le premier il y a très exactement quatorze ans (le 2 novembre 2001), le second le mois dernier. Lire la suite

Bien archiver, la réponse au désordre numérique

C’est le titre du MOOC proposé sur FUN (France Université Numérique) par le CR2PA, club de l’archivage managérial, et l’Université de Paris Ouest Nanterre La Défense.

La première édition de ce MOOC s’est déroulée au début de l’année 2015 et a connu un grand succès. La seconde session commence le 2 novembre avec la semaine de lancement et les cours démarreront le 9 novembre. Pour en savoir plus : https://www.france-universite-numerique-mooc.fr/courses/Paris10/10003S02/session02/about

MOOC Bien archiver-photo page inscription Session 2_bdJe voudrais revenir sur quelques mots pour souligner l’intérêt de ce MOOC.

Désordre numérique

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Records management and Records management

par Marie-Anne Chabin

After my post entitled “What is a record?” two months ago, I went on thinking about records and records management.

As I did for records, I went through the ISO 14589 records management definition: “field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including processes for capturing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of records” (refers to ISO 30300:2011).

I like this very good definition (I have repeated it and used it for fifteen years); but I decided to analyze it in relation with the world I work in and my own practice, looking for possible changes.

A good way to study a concept is to look at it after the translation of the words into others languages.

We have in French two main translations for records management, the old one and the new one: Lire la suite