Les Archives départementales et la CNIL

La Commission nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) vient de mettre en ligne la liste des déclarations qu’elle a reçues depuis 1979, au travers d’une petite dizaine de fichiers Excel très faciles à télécharger . Initiative de transparence et outil très pratique à la fois. Merci la CNIL !

Évidemment, j’ai cliqué et, me rappelant le temps où j’étais archiviste départemental (c’était au début des années 1980) et où les questions de déclaration à la CNIL se posaient déjà dans la profession, je suis allée voir ce qu’il en était.

Après ouverture de plusieurs fichiers (car si l’essentiel des déclarations des AD figurent bien à la lettre A (Archives départementales de….), il s’en trouve d’autres à la lettre C (Conseil général de …) et encore d’autres à la lettre D (Direction des archives du département de…), j’ai reformaté le tableau qui suit pour les Archives départementales (ordre des numéros de département) dont je ne garantis pas toutefois l’exhaustivité :

Précision concernant les sigles de la colonne « Finalité » :

AU29 signifie « Autorisation unique AU-029 – Archives publiques » et renvoie aux conditions de publication sur Internet des mentions marginales de l’état civil.

NS9 renvoie à « Norme simplifiée NS-009 – Bibliothèques, médiathèques » concernant « les traitements relatifs à la gestion des prêts de livres, de supports audiovisuels et d’œuvres artistiques et des consultations de documents d’archives publiques ».

Le tableau comporte 38 déclarations pour 23 Archives départementales distinctes. Les déclarations s’échelonnent entre 1986 (Yvelines) et 2017 (La Réunion). Le département de la Mayenne est le plus assidu avec huit déclarations, ce qui n’étonnera personne quand on connaît le rôle pionner de ces AD pour la diffusion des archives sur Internet. Suit le département du Val-de-Marne, avec 6 déclarations, ce qui ne surprend pas non plus.

La majorité des interventions portent sur le fichier des lecteurs en salle de lecture : 10 demandes d’avis auxquelles il faut ajouter les déclarations NS9, ce qui porte le chiffre à 19. À noter qu’en matière de fichiers de lecteurs de bibliothèque, la CNIL recommande de ne pas conserver ces données plus de 10 ans (« jusqu’au prochain inventaire »), ce qui n’est pas adapté aux archives (on ne « récole » pas un fonds notarié pièce à pièce aussi facilement qu’un fonds de bibliothèque et il faudra parfois des décennies pour réaliser qu’un lecteur indélicat a subtilisé un acte ou découpé une signature, si on le découvre jamais…).

Viennent ensuite les demandes concernant l’état civil, au nombre de 6 (seulement ? Seulement !).

Cinq déclarations ou demandes d’avis portent sur des types d’archives spécifiques (matrices cadastrales, registres matricules, recensements, succession et enregistrement) dont trois émanent des AD de la Mayenne.

Enfin, on note 8 demandes diverses (diffusion de publication, mise en ligne d’archives dont la nature n’est pas précisée).

De quoi ce tableau est-il le reflet ? Sans doute davantage d’une hétérogénéité de pratiques administratives des services d’archives que d’une hétérogénéité des pratiques archivistiques car les mises en ligne de documents d’état civil, de registres matricules et de bien d’autres documents d’archives publics sont bien plus nombreuses que ce qui transparaît ici, pour la plus grande joie des historiens, généalogistes et internautes.


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