Les durées de conservation et leurs maltraitances

Publié par Marie-Anne Chabin, 8 septembre 2013

Le principe de la durée de conservation des archives est assez simple mais son application s’avère complexe, d’une part parce que les documents eux-mêmes sont une matière complexe, avec plusieurs niveaux d’analyse (pièce, dossier, fichier, acte, pièce justificative, annexe, original, copie…), d’autre part parce qu’il existe diverses pratiques qui rendent les choses inutilement nébuleuses ou enchevêtrées, des pratiques que je nomme ici maltraitances, même si le mot est un peu rude. Elles sont d’ordre linguistique, logistique et juridique.

Définition de la durée de conservation des archives

L’expression « durée de conservation » est facile à comprendre : c’est le nombre de jours, mois ou années pendant lesquels on conserve (on peut conserver, on doit conserver) quelque chose. Conserver veut dire maintenir quelque chose en état de servir ce à quoi il était initialement destiné. On parle couramment de durée de conservation pour des aliments, des médicaments, des archives. Voir là-dessus le billet Frigo.

Dans le Nouveau glossaire de l’archivage (2010), j’en donne la définition suivante : « laps de temps pendant lequel un document engageant doit être conservé pour obéir aux exigences réglementaires, pour prévenir les risques de non-disponibilité des documents et/ou pour répondre aux besoins de mémoire de l’entreprise. La durée de conservation s’exprime en nombre d’années assortie d’une précision de point de départ (événement déclencheur) lorsqu’il ne s’agit pas de la date propre du document considéré ».

La durée de conservation est un intervalle de temps entre deux bornes :

  • le terminus a quo (pour en savoir plus, voir le billet ad hoc) ;
  • le terminus ad quem qui correspond à la seconde borne, celle qui clôt la séquence.

 Ce que l’on peut voir sur le schéma ci-dessous dans la partie verte (approche records management) et non dans la partie bleue (approche française hélas pervertie) :

 Cycle de vie

Toujours est-il que connaître la durée de conservation des documents est une question récurrente chez toute personne qui s’occupe d’archivage.

L’objectif principal de l’archivage est d’associer aux objets documentaires qui le méritent (les documents qui engagent la responsabilité ou garantissent la mémoire des activités) une durée de conservation motivée (contraintes réglementaires, besoins métier, risque contentieux) et de gérer au mieux cette association tant qu’elle est pertinente.

Les durées réglementaires de conservation ne sont pas très nombreuses. On peut même dire que 90% du volume des documents à archiver dans une entreprise ou une collectivité est géré par seulement quatre durées différentes :

  • très long terme (c’est-à-dire 60 ans et plus ; il ne sert à rien d’ergoter sur 60 ou 70 ou 90, nous ne serons plus là pour valider les destructions et d’autres personnes y pourvoiront, à la lueur d’autres évolutions techniques, juridiques et culturelles) ;
  • 30 ans, ce qui en droit français actuel correspond à la durée de prescription en matière de construction et d’environnement (la prescription civile trentenaire ayant été supprimée en 2008) ;
  • 10 ans, qui est la durée la plus fréquente, renvoyant aux exigences comptables, au délai maximal d’intervention de l’État en matière fiscale, à la prescription en matière de crime et d’autres délais que l’on peut rattacher à ceux là ;
  • 5 ans, qui est la durée de prescription en matière de rémunération et de loyer, base d’extrapolation d’une durée de gestion au sein des organisations.

Il existe des délais de prescription de l’action plus courts mais leur mise en œuvre archivistique (si tant est que d’autres exigences de conservation ne dépassent cette prescription plus courte pour les documents considérés) est parfois difficile et finalement plus coûteuse que la conservation. Il faut rappeler que durée légale de conservation ne signifie pas obligation de destruction après ; et que les obligations de destruction aujourd’hui ne portent que sur les données à caractère personnel.

Maltraitances linguistiques

Sur le plan linguistique, la pire injure qui est faite à la notion de durée de conservation est l’expression « période de rétention ». Ceux qui l’emploient confondent les archives et les étrangers en situation irrégulière que l’on dirige vers des centres de rétention pendant une certaine période. Le droit utilise des mots précis et cela devrait aider à s’exprimer clairement. Or les codes de lois français parlent de « durée de conservation » et pas d’autre chose.

Pourquoi cette confusion ? Parce que, en anglais, durée de conservation se dit « retention period ». Et bien sûr, il est plus facile de céder à la transposition de l’anglais que de rechercher la bonne expression française. Le franglish, c’est sympa, mais jusqu’à un certain point, ce point étant encore une fois la clarté du discours, la compréhension de l’auditeur mais aussi celle du locuteur. Et là, c’est l’embrouille ; j’ai rencontré certaines personnes (je veux dire certains archivistes) croient de bonne foi qu’il s’agit de deux notions différentes : Ah oui, Mesdames et Messieurs, l’archivistique est une science très complexe et il faut être très savant !

Au milieu des années 2000, un rapport sénatorial concernant la conservation des données de trafic téléphonique mêlait allègrement les expressions « durée de conservation » et « durée de rétention ». Je m’en suis étonnée auprès d’un des rédacteurs, sénateur fort connu, lequel a reconnu qu’il s’agissait bien de la même notion et m’a avoué que certains rapports étaient écrits un peu à la va-vite et sous l’influence du franglais… Bon.

Aussi paradoxal que cela puisse paraître, l’expression « durée de conservation » ne figure pas dans le dictionnaire de terminologie archivistique des Archives de France (dernière édition en 2002). À la place, on y trouve la « durée d’utilité administrative » (DUA), fréquemment utilisée par les archivistes, avec la définition suivante : « Durée légale ou pratique pendant laquelle un document est susceptible d’être utilisé par le service producteur ou son successeur, au terme de laquelle est appliquée la décision concernant son traitement final. Le document ne peut être détruit pendant cette période qui constitue sa durée minimale de conservation ».

Cette formulation apparaît comme réductrice, à deux titres, en dépit de la définition ci-dessus :

  1. le terme « utilité » est ambigu car on peut hésiter entre l’utilité réelle (les documents sont utilisés) et l’utilisation potentielle (les documents ne sont pas utiliser mais pourraient l’être ;
  2. quant au qualificatif « administratif », il semble ignorer les documents techniques ou scientifiques en ne retenant que ce qui touche au processus administratif.

De même que l’expression « archives intermédiaires », « durée d’utilité administrative » exprime le point de vue du responsable des archives historiques qui est en attente d’une sélection historique et doit tenir compte de l’intérêt du document pour son producteur ; c’est une expression qui est par nature plus difficile à comprendre pour les services producteurs.

On rencontre encore l’expression « durée d’archivage » qui n’est pas correcte sur le plan linguistique car l’archivage est un geste, l’acte de mettre dans un système contrôlé des documents dotés de règles de gestion, et ce geste ne dure en principe qu’un instant, au contraire de la conservation qui, elle, s’étale sur des années ou des décennies. Parler de durée d’archivage, c’est comme si, lors d’une course sportive, on parlait de la durée du départ au lieu de la durée de la course. Il y a en revanche le moment du départ, comme il y a (ou comme il devrait y avoir) le moment de l’archivage.

Maltraitances logistiques

Les archives (papier) se présentent le plus souvent sous forme de dossiers, c’est-à-dire de chemises cartonnées dans lesquels on classe ou plutôt on range (quand on est pressé) les différents documents qui concernent une même affaire.

Dans certaines affaires où l’instruction est brève et bien cadrée par la réglementation, les pièces du dossier sont toutes solidaires de la décision principale et suivent donc solidairement la même durée de conservation. Mais le plus souvent, le dossier comporte des pièces de valeurs et de durées hétérogènes qui ne sont pas gérées de ce point de vue, de sorte que l’on entasse dans le même « linge » (la chemise) les documents de tous poils qui ne requièrent pas les mêmes soins, dans une promiscuité forcée, jusqu’au jour de plus en plus improbable où on les triera pour leur donner à chacun le conditionnement approprié. N’est-ce pas une forme de maltraitance ?

À cet égard, l’instruction interministérielle du 14 août 2007 relative à la conservation du dossier médical est aussi exemplaire qu’isolée. On peut y lire, au sujet des fiches d’incident transfusionnel que l’on peut trouver dans les dossiers médicaux et qu’il convient de conserver trente ans (§ 2.1.3) : « Il est donc recommandé aux établissements de santé de réserver un classement particulier à ces informations s’ils souhaitent pouvoir éliminer les autres éléments du dossier médical à l’issue du délai de droit commun sans avoir à procéder à de longues opérations de tri ». On voudrait que cette approche, rigoureuse et efficace, soit plus répandue. C’est en tout cas le principe de la méthode Arcateg™.

Après le dossier, il y a la boîte. Serrer dans une même boîte d’archives des dossiers aux durées de conservation hétérogènes est malheureusement très fréquent. L’exemple le plus courant est celui des dossiers de carrière du personnel lorsque la règle choisie est basée la date de naissance quand le classement est fonction de la date de sortie de l’entreprise.

Enfin, troisième niveau, il y a le regroupement dans un conteneur de boîtes d’archives à dates de destruction prévue hétérogènes, de sorte qu’on pourrait bien ouvrir le conteneur et jeter un ou deux boîtes sur les cinq ou six que contient le carton, mais cela ne sert à rien car on ne gagne pas de place de stockage, sauf à reconditionner tous les cartons, opération fort coûteuse en manutention et en temps. Les études que j’ai pu faire sur quelques millions de boîtes d’archives, montrent que près de 40 à 50 % des boîtes d’archives stockées en masse sont arrivées à échéance de conservation mais que leur destruction ne peut être opérée simplement, donc on garde…

Et si vous pensez qu’avec le numérique ce sera plus facile, vous vous mettez le doigt dans l’œil parce que 1) beaucoup de gens (archivistes compris) reproduisent les mêmes gestes erronés de classement et regroupent sur un même cédérom ou un même DVD des fichiers à durées de conservation différentes, et 2) surtout parce que les fichiers numériques étant le plus souvent mal qualifiés, il est très délicat de retrouver ce qu’il faut détruire.

Quand on sait le coût de stockage à la longue, tant du numérique que du papier, on pourrait tout de même y réfléchir un peu.

Maltraitances juridiques

Certaines durées de conservations sont issues d’un délai de prescription et il arrive (trop) souvent que l’on fixe le terminus a quo de la durée de conservation des dossiers à la fin de l’effet de l’acte juridique c’est-à-dire après la caducité ou la résiliation du contrat. Bien sûr, l’expression de la prescription dans les textes réglementaires est « 5 ans après… » mais la durée de conservation, c’est-à-dire la période pendant laquelle les documents doivent suivre le processus de conservation (stockage sécurisé, intégrité, contrôle d’accès) démarre dès la signature ou dès la réception des documents de nature juridique. Le « après » est indissociable du nombre d’années de la prescription et les deux forment une entité indissociable du point de vue de la conservation. Sur le plan opérationnel, la durée de conservation est égale à la durée de l’effet juridique + le délai de prescription.

Il y a des gens qui croient que le records management commence après la clôture des affaires et la fin d’effet du contrat : quelle méconnaissance des fondamentaux archivistiques !

Cette réalité n’est pas sans conséquence sur la force probante d’un document lors de sa production au cours d’un litige. L’authenticité d’un document d’archives dix ans après sa création repose sur la démonstration de l’intégrité de sa conservation pendant ces dix ans. La seule et unique façon de démontrer cette intégrité est la prise en charge dudit document à archiver par un système d’archivage dès sa création avec une traçabilité de toutes les opérations visant le document archivé (format, support, localisation, accès), ce que préconisent les normes sur l’archivage électronique MoReq et ICA-Req (electronic records management).

Oui, les durées de conservation archivistiques sont maltraitées et mériterait un meilleur sort!


2 réflexions au sujet de « Les durées de conservation et leurs maltraitances »

  1. Bonjour,

    Billet intéressant mais sans doute un peu sévère pour tous les producteurs d’archives qui n’ont pas reçu de formation au pré-archivage et constituent les dossiers en fonction de leur objet (nom de l’agent par exemple) et pas en fonction de la nature des pièces. Cette manière de faire est la plus logique et la plus simple pour retrouver une pièce concernant un agent ou un marché. La traçabilité des documents électroniques c’est bien, mais même lorsqu’on dispose de l’outil de GED approprié et de scanners performants avec OCR, ainsi que d’une équipe motivée, la signature électronique étant très rarement opérationnelle, il faut en général conserver les pièces sur support imprimé. La Cour des comptes demande toujours qu’on lui produise ces pièces sous cet aspect. Donc oui c’est important de connaître la DUA de chaque document, mais le « choc de simplification » des archives on ne le sentira vraiment que lorsqu’on ne sera plus obligé de produire des pièces sous la forme imprimée

    • Je vous remercie pour votre commentaire car il donne un témoignage sur la façon dont les questions sont vécues sur le terrain par le producteur et on aimerait avoir plus de témoignage de ce type.
      Si je suis sévère (je dirais plutôt exigeante et provocatrice), c’est envers les archivistes (j’ai été archiviste – peut-être le suis-je encore ? – et je forme des archivistes) et non envers les services producteurs qui n’ont pas la vie facile pour la gestion de l’information, je le reconnais. Votre remarque met en évidence les deux besoins qui se côtoient dans l’archivage : l’accès à l’information et la production de la preuve. Tout est là : comment satisfaire aux deux exigences au meilleur coût ?
      Quant à la Cour des comptes, si elle respecte la loi, ce dont je ne doute pas un instant, elle a à cœur de demander des pièces « originales », c’est-à-dire sous la forme (support) sous laquelle (lequel) elles sont été produites et donc de plus en plus sous forme numérique, ainsi que l’explique l’excellent article L102 du Livre des procédures fiscales.
      Enfin, sans vouloir jouer les rabat-joie, je crains que le « choc de simplification » des archives grâce au numérique ne soit qu’un leurre si on ne remet pas un peu de bon sens dans toutes les sottises que le numérique engendre aujourd’hui… Sottises que je dénonce sur mon autre blog : http://www.marieannechabin.fr au fil de mes petits billets (voir Placébo, Numérité, etc.). Ce blog-ci est destiné davantage aux techniciens que sont les archivistes mais je me réjouis que son audience soit plus large.

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