Quelle durée de conservation pour les documents relatifs aux dons aux associations?

Ce billet appartient à la série « Quelle durée de conservation… » (voir le billet sur les Offres non retenues et le billet sur les Comptes rendus d’entretien d’évaluation). La question de la bonne durée à appliquer aux documents est mise à l’ordre du jour par le RGPD (Règlement général pour la protection des données personnelles) avec une formulation un peu différente puisque l’on ne part plus du document existant mais des données, résultant d’un traitement et inscrites dans un document (qu’il s’agit d’une base de données structurée ou d’un document numérique de présentation classique).

Mise en perspective de la question

Il faut insister – on ne le dit pas assez – sur le fait qu’appliquer une durée de conservation à une donnée (isolée, unitaire) n’a guère de sens. Une donnée toute seule, même un nom de personne ou un numéro de carte bancaire, ne signifie rien. La signification, donc l’utilisation (licite ou non), n’apparaît qu’avec l’agrégation de plusieurs données, soit dans l’identification des éléments qui décrivent une action (un paiement par exemple), soit dans la documentation d’un objet ou d’une personne en prévision d’une action (les données de santé d’un patient ou l’historique des achats d’un client).

Un des enjeux du RGPD est donc d’identifier à quel groupe de données s’applique telle durée de conservation. C’est une des valeurs ajoutées de la méthode Arcateg sur les habituelles listes de types de données ou de noms de documents qui trop souvent s’arrêtent au milieu du gué…

Une personne de mon réseau vient de me poser la question de la durée de conservation des données figurant dans les « bulletins de don » à des œuvres humanitaires ou caritatives. Les données des bulletins reçus et les paiement joints sont saisis dans une base de données et traitées pour différentes finalités: gestion des dons, édition d’un reçu fiscal pour le donateur, contact ultérieur du donateur pour un nouvel appel, etc. S’agit-il de données fiscales (durée de conservation coutumière de 6 ans) ou de données comptables (que l’on garderait alors 10 ans selon la durée légale)? La nature de ces données… Lire l’article sur le site Arcateg