Qu’est-ce qu’un document d’archives ?

Récemment, dans un réseau social, réagissant à un post de Benjamin Suc sur les fonds d’archives audiovisuelles, une jeune juriste exprimait sa gêne face à l’expression « document d’archives » dans la discipline archivistique, et son choix de ne pas l’utiliser. Ceci est assez surprenant. Il est vrai que, avec la dérégulation de la terminologie archivistique ces dernières années, on peut comprendre que certaines personnes soient déroutées. Une bonne occasion, finalement, de revenir sur cette expression et son sens.

Le singulier du mot archives

Le Dictionnaire des archives, français-anglais-allemand : de l’archivage aux systèmes d’information, publié en 1991 par l’AFNOR et l’École nationale des chartes, donne pour « document d’archives » la définition suivante : « Écrit ou enregistrement qui par lui-même ou par son support a une valeur probatoire ou informative. Singulier du mot archives ». Cette dernière expression (singulier du mot archives), aussi concise que percutante, a été proposée à l’époque par Marie-Claude Delmas qui, avec Hervé L’Huillier et moi-même, constituait le groupe de travail de préparation du dictionnaire, sous l’égide de Bruno Delmas. Près de trente ans plus tard, je la trouve toujours excellente et peut-être plus importante que naguère dans un monde qui ne cesse de se focaliser sur l’élément d’information décontextualisé au détriment du groupe, de l’ensemble cohérent, autrement dit du fonds.

Revenons à chacun des deux termes de l’expression : document et archives.

document et archives

Le document

La norme internationale ISO 5127-1 définit le document comme « une information enregistrée qui peut être traitée comme une unité dans un processus de communication, quelque soit sa forme et ses caractéristiques ».

De nombreux écrits insistent aussi sur le fait que, de par son étymologie, le document supporte un enseignement. Le document présente des informations factuelles observables par tous et que chacun peut analyser, exploiter pour son activité professionnelle, la formation de son esprit ou la défense de ses droits, et transformer en connaissance, parfois en conviction. De ce point de vue, n’importe quel artefact dont on tire enseignement peut être considéré comme un document.

L’enseignement que le document d’archives est susceptible de transmettre est un jeu d’éléments de preuve ou de mémoire en relation avec l’activité de celui qui l’a produit (émis ou reçu). C’est un enseignement destiné d’abord au producteur (personne morale) et ensuite, éventuellement, à d’autres utilisateurs.

Le document d’archives n’est donc pas n’importe quel document.

Dans un contexte sociétal où le mot archives est soit connoté négativement soit connoté « histoire », les producteurs de documents ne sont pas toujours à l’aise avec cette expression un peu technique finalement. C’est pourquoi, je parle volontiers de « document à archiver » ou de « document engageant ». En effet, si le document doit être archivé (i.e. classé aux archives ou aujourd’hui enregistré dans un système d’archivage), c’est parce qu’il engage la responsabilité du producteur (preuve et mémoire). Je dirais même, pour conserver le sens profond des choses, que « document engageant » est le nom vulgaire, au XXIe siècle, du « document d’archives ».

Les archives

Les archives sont, elles, dotées d’une définition légale en France : « Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité. » (article L211-1 du code du patrimoine).

Le dictionnaire de 1991 donne comme synonyme d’archives l’expression « fonds d’archives », et c’est bien cela l’important : la notion d’ensemble logique, d’accumulation organique, d’assemblage volontaire et structuré, liée à l’entité juridique que représente le producteur et/ou le détenteur de ces archives. Les archives sont l’ensemble indissociable des documents de preuve et de mémoire d’une personne physique ou morale, une entité unique en termes de responsabilité civile et pénale et en termes de propriété (droit de vie et de mort sur les archives, dans le respect de la loi).

La langue française et la tradition archivistique sont là très précises en soulignant le lien entre la pièce et le fonds, entre l’élément et le tout, bref entre le document et les archives.

Voilà qui explique, voire justifie, pourquoi le mot archives est traditionnellement un mot pluriel même si le singulier est attesté ici ou là, l’exception confirmant la règle. Si on parle aujourd’hui d’archive au singulier, c’est surtout sous l’influence de l’anglais (archive comme lieu ou collection d’archives, ou archive des informaticiens pour désigner les fichiers compressés). On en vient à parler d’archive aujourd’hui pour désigner un document, une pièce, comme par raccourci de « document d’archives ». Tout le monde s’y est habitué mais c’est relativement récent. Je me souviens m’être fait conspuer en l’an  2000 pour avoir employé le mot archive au singulier dans le titre d’un livre (Le management de l’archive, Hermès).

À noter que le Dictionnaire de l’Académie française (9e édition) n’admet toujours pas le singulier.

Sens de la préposition « de » entre document et archives

Le sens de document et le sens d’archives étant exposés, il reste à commenter le sens de la préposition qui relie les deux mots, la valeur du « de » dans l’expression « document d’archives ».

document d'archivesDe est une des prépositions françaises qui présentent le plus de nuances : provenance (pierre de lune, chou de Bruxelles), composition (collier de perles, robe de taffetas), finalité (campagne de prévention, chien de chasse), qualification (soirée d’enfer, coup de théâtre), contenu (verre de vin, film de science-fiction), lieu d’exercice (garçon de café, théâtre de rue), etc.

Cette variété de nuances de la préposition se retrouve aussi dans les noms de documents d’archives :

  • billet de banque, diplôme de l’université : de signifie émis par
  • contrat de maintenance, convention de partenariat : de signifie dans le but de, pour
  • titre de propriété, justificatif de domicile, quittance de loyer : de signifie qui concerne, relatif à
  • procès-verbal de délibération, livre de compte, arrêt de quitus, registre d’état civil : de renvoie à la nature de l’acte tracé dans le document.

Évidemment, le document d’archives n’est ni un document émis par une institution archivistique ni un document qui concernent les archives ni un document qui parle des archives ni un document créé pour les archives (encore que pour ce dernier point… ; j’y reviendrai à la fin de ce billet).

Quelle est alors la nature du lien entre document et archives ? Que sous-tend la préposition de dans cette expression ?

Il y a deux façons d’appréhender cette question, selon l’angle de vue adopté.

Du côté du producteur ou du responsable de l’archivage, le document d’archives est un document qui trace une décision, une idée, une dépense, un constat, etc. auquel on aura potentiellement besoin de se référer demain et, si on n’en disposait plus, s’il était perdu ou détruit, on subirait un dommage plus ou moins important. Si le document a une valeur intrinsèque pour son producteur, on devra l’archiver. Le document d’archives est dans ce cas un document digne de figurer dans les archives. Le « de » a un sens de valeur, le sens de « digne de figurer dans »  comme dans les expressions : une pièce de collection, un morceau de choix ou un tireur d’élite.

C’est un peu différent du point de vue de l’utilisateur, lequel intervient plus tard dans le cycle de vie du document. D’une manière générale, le document d’archives est pour l’historien, le chercheur, le généalogiste, le journaliste ou le curieux un document qui est conservé dans un service d’archives. Cette localisation en fait une source fiable. Les services d’archives sont un lieu de confiance dont les ressources ont été contrôlées et traitées par des archivistes. Le document qui s’y trouve est donc une source privilégiée pour l’utilisateur. La préposition « de » a ici son sens assez fréquent de provenance. Un document d’archives est un document qui provient des archives. « Le document d’archive a l’avantage de légitimer le propos, d’intégrer un contenu de qualité et de constituer une source unique pour raconter des histoires intéressantes », écrit Benjamin Suc dans le billet cité en introduction.

Dans la réalité, on peut observer parfois un hiatus entre la valeur intrinsèque d’un document d’archives et sa conservation dans un service d’archives. C’est la question de savoir si tous les documents qui ont une valeur d’archives sont dans les services d’archives, mais aussi celle de savoir si tous les documents qui sont dans les services d’archives ont une valeur d’enseignement de preuve et de mémoire.

On a globalement trois cas de figure :

  1. les documents qui ont une valeur d’archives mais qui ne sont pas encore pris en charge par un service d’archives (déficit d’archivage) ;
  2. les documents ayant une valeur d’archives et effectivement archivés et gérés par un service d’archives (archivage cohérent) ;
  3. les documents qui se trouvent dans les services d’archives sans être stricto sensu des documents d’archives, c’est-à-dire produit ou reçu dans le cadre d’une activité dans un objectif de preuve ou de mémoire (sur-archivage).

C’est là, pour les archivistes, un enjeu permanent.

Document d’archives et image d’archives

L’expression « image d’archives » est plus populaire que « document d’archives ». Tout téléspectateur l’a vue de nombreuses  fois affichée sur son écran de télévision, lors des actualités ou dans des reportages. L’image d’archives est un extrait de film d’actualité ou d’émission diffusée dans un passé lointain ou proche, au cinéma ou à la télévision, et « sorti » des archives pour être inséré dans une nouvelle production.

Image d'archiveL’incrustation « image d’archives » signifie : ce que vous voyez en ce moment n’est ni du direct ni du différé ni du rediffusé mais un morceau de film ou d’émission ancien réutilisé. La mention est souvent accompagnée du sigle du détenteur de ces archives (INA, Pathé…) qui donne un label de fiabilité aux images en question.

Par extension, « image d’archives » peut s’appliquer à tout document audiovisuel « ancien » appartenant à un fonds d’archives public ou privé, incluant les rushes, les magazines, les émission de divertissement ou de fiction et la publicité, quel que soit le canal de diffusion, y compris le web, dès lors que ces images sont identifiées, décrites, datées.

L’expression « image d’archives » (qui n’a pas à ma connaissance de définition normative) convient également pour les documents audiovisuels qui sont d’abord des documents d’archives au sens premier du terme, c’est-à-dire des documents issus d’un processus administratif, éducatif, commercial, de recherche ou de production industrielle ; ces documents ne sont pas au départ produits pour un public mais bien créés pour documenter un processus par des traces formelles qui serviront de preuve autant que de mémoire dans la poursuite de cette activité.

« Image d’archives » convient encore pour désigner des enregistrements audiovisuels créés de manière volontariste pour constituer des archives, donc sans lien direct avec la mise en œuvre d’un processus métier (autre que le métier d’archiviste) ni finalité de diffusion immédiate à un public. Ce sont par exemple les interviews de personnalités ayant vécu certains événements ou de personnes détentrices d’un savoir ou d’un savoir faire qui disparaît. Autre exemple avec l’enregistrement audiovisuel des grands procès pour crimes contre l’humanité (le premier étant celui de Klaus Barbie en 1987).

Initialement, la distinction entre document d’archives et image d’archives tient moins à l’opposition écrit/image animée qu’à la différentiation du processus de création et au destinataire du document (acte administratif, juridique ou technique pour un destinataire identifié d’un côté, publication ou diffusion pour tout un public de l’autre).

Avec l’élargissement de l’acception du vocable archives ces dernières décennies à toutes formes de documents de mémoire, bien au-delà des seuls « documents d’archives » d’antan, et avec la généralisation de l’image dans toutes les activités documentaires et de communication, les deux expressions se sont nettement rapprochées.

Et bien sûr je n’évoque pas ici les images de documents d’archives via la numérisation à grande échelle.

En résumé, l’expression « document d’archives » est riche et fort utile. Je lui souhaite longue vie !

 


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