Référentiel général de gestion des archives (R2GA),compte rendu de lecture

Publié par Marie-Anne Chabin, 11 janvier 2014

Le Comité interministériel aux archives de France a publié fin 2013 un Référentiel général de gestion des archives (R2GA), avec en sous-titre « Pourquoi les archives sont-elles un atout de modernisation pour votre administration ? », téléchargeable à l’adresse suivante : http://www.gouvernement.fr/gouvernement/le-delegue-et-le-comite-interministeriel-aux-archives-de-france-3

Je l’ai lu et il m’a inspiré quelques remarques ainsi que l’idée de créer cette nouvelle rubrique de Transarchivistique intitulée « compte rendu de lecture ».

Un message clair

L’édito, signé de Vincent Berjot, délégué interministériel aux Archives de France, et les trois pages de synthèse de la brochure qui le suivent sont très clairs et agréables à lire. L’objectif de ce référentiel est de « rappeler l’ensemble des règles et recommandations sur lesquelles les administrations doivent s’appuyer pour gérer les documents et données qu’elles produisent » (p 3).

On lit (p 6) que des archives bien gérées permettent de « garder une trace fiable et opposable des engagements et décisions de la personne publique, de ses droits et de ceux des usagers » ; de « contextualiser l’action publique » et de « maîtriser les coûts induits dans le domaine de la gestion de l’information ». Les responsables administratifs ne peuvent qu’adhérer.

À compléter par ce paragraphe situé plus loin (p 37) : « Une bonne gestion des archives passe par un positionnement hiérarchique élevé du responsable de la politique d’archivage et une mobilisation de moyens humains et financiers afin d’assurer la validité de la chaîne de production et de traitement de l’information ».

Le corps de l’ouvrage est aéré et assez court (quelques dizaines de pages), ce qui est appréciable au regard de la surenchère si fréquente des textes de référence.

Le premier chapitre concerne la définition des archives, quel que soit le support, avec la différence, précieuse, entre document et information. On note un encart très syncrétique : « Derrière ces termes se cachent des archives : Données, informations, fichiers, dossiers, courriels, e-mails, documents administratifs, documents engageants, documents d’activité, records, patrimoine informationnel… ».

Les chapitres suivants concernent le rôle des archives pour la modernisation de l’administration, le statut d’archives publiques, la communication, diffusion et réutilisation des archives, les acteurs et les responsabilités, les stratégies d’archivage. Un glossaire termine la brochure.

La confirmation du clivage pratique archivistique française / records management anglo-saxon

Que ce soit dans les encadrés du chapitre stratégies d’archivage ou dans le glossaire, on retrouve les concepts de la pratique archivistique française et le décalage de celle-ci avec le records management tel qu’il est exposé dans les normes internationales sur l’archivage. La différence apparaît à deux niveaux.

D’une part dans la définition du « tableau de gestion » défini ainsi : « Document formalisant les règles de gestion du cycle de vie (DUA et sort final) des documents et données produits par un service, rédigé en accord avec les instructions de tri, si elles existent, et validé par la personne en charge du contrôle scientifique et technique compétente ». En effet, le tableau de gestion est dédié à un service de l’institution alors que le records management insiste sur les activités exercées ou les processus pour structurer un plan de classement ou un référentiel de conservation et non sur le périmètre documentaire défini par un service. Par ailleurs, la notion de durée de conservation (retention period) n’apparaît pas clairement, bien que ce soit une notion juridique forte dans la loi française. Depuis toujours, les Archives de France lui préférent la notion de DUA ou « durée d’utilité administrative », beaucoup plus floue et qui fait une part plus grande à l’utilisation des documents qu’à la responsabilité qu’ils portent, tirant ainsi l’archivistique vers une technique d’organisation au détriment d’une science du management.

D’autre part, l’encadré (p 50) intitulé « Distinction entre les systèmes de gestion électronique des documents (GED), de records management (RM) et d’archivage électronique (SAE) » décrit une organisation de la gestion de l’information un peu différente de ce que l’on peut trouver dans les systèmes anglo-saxons.

Les trois systèmes sont présentés de manière progressive dans leur périmètre et leurs fonctionnalités :

1) Les outils de GED qui concernent tous les documents figés (qu’on ne peut plus modifier) essentiels et à valeur de preuve, avec les fonctionnalités de capture, plan de classement, gestion des versions, recherche, numérisation, workflow, signature électronique [il semblerait qu’il y a un problème de copié-collé erroné dans cette définition qui ressemble un peu trop à la suivante et qui surtout ne correspondant pas aux outils de GED workflow ou de GED collaborative qui gèrent précisément l’élaboration du document avant qu’il ne soit figé ; la définition du glossaire, différente, est plus vraisemblable].

2) Les outils de records management (RM) qui gèrent les documents figés essentiels et à valeur de preuve et qui comportent en plus des fonctionnalités d’une GED (intégration du cycle de vie des archives, gestion de l’intégrité et de la traçabilité).

3) Le SAE comporte l’ensemble de ces fonctionnalités auxquelles il convient de rajouter la pérennisation (validation des formats, conversion, intégration du Standard d’échange de données pour l’archivage (SEDA), gestion fine des métadonnées techniques, migrations des formats et supports, etc.).

Les normes MoReq et ICA-Req (ISO16175) utilisent l’expression « système d’archivage électronique » pour désigner un « electronic records management system » et n’opposent donc pas les deux systèmes appelés respectivement « RM » et « SAE » par le R2GA ; mais il ne s’agit pas du même système d’archivage électronique que celui décrit par les normes d’origine française NF Z42-013 et ISO 14641-1 (qui est le portage à l’ISO de la précédente), ces normes techniques étant davantage axées sur une conservation sécurisée que sur le processus d’une mise en archive contrôlée.

Un schéma abstrus

Last but not least, p 22, le schéma du cycle de vie de l’information (pourquoi « information » et pas « document » ici ?) qui peut laisser perplexe et risque de faire oublier tout ce qu’on a compris dans les premières pages.

SIAF-3 archivages

Ce schéma illustre clairement le fait que l’archivistique française continue de s’emmêler les pieds dans la vraie-fausse théorie des trois âges des archives qui a perdu depuis longtemps le sens que lui avait donné son inventeur (Yves Pérotin, début des années 1960) pour devenir un machin logistique. Et cette publication, le R2GA, ajoute encore à la confusion en transposant la théorie des archives à l’archivage, au travers des expressions (inventées assez récemment) d’archivage courant, archivage intermédiaire et archivage définitif.

L’acte d’archivage, le geste qui fait qu’un document, parce qu’il trace un engagement ou une information dont on veut assurer la mémoire au niveau de l’institution, parce qu’il est complet, figé et validé, est placé dans un système où il sera géré en toute sécurité (coffre-fort, salle d’archives, tiers-archiveur ou solution logicielle d’archivage), cet acte qui correspond à l’instant de la record creation, le moment où le document est validé et/ou diffusé, le moment donc où il acquiert sa valeur juridique, sa valeur de trace et/ou sa valeur de mémoire, c’est-à-dire encore le moment où il faut le mettre en sécurité dans un système pour assurer le contrôle de sa conservation, le moment où le document is set apart as a record. Bref, ce moment crucial dans le records management est totalement gommé dans ce schéma !

Que veut donc dire ici « archivage courant » ?

L’expression ne figure pas dans le glossaire. Non plus que « archivage » tout court. J’ai passé une heure sur le web à essayer de trouver une définition d’archivage courant ; j’ai fait chou blanc. Si quelqu’un peut m’en donner une, je suis preneuse.

On peut penser qu’il s’agit de la gestion des archives courantes qui, elles, sont définies. Ce serait donc la gestion des « documents et données nécessaires à la gestion des affaires en cours et, comme tels, utilisés fréquemment par les services qui les ont produits ». Or, il est rappelé plus haut (p 5), que la définition légale des archives « ne distingue pas un âge à partir duquel les documents et données deviendraient des archives », que « tous les documents et données sont archives dès leur création ». Dès lors, si les archives sont archives sans être archivées, quel besoin de parler d’archivage ?

Surtout que, dans le Dictionnaire de terminologie archivistique de la direction des Archives de France (qui date de 2002 mais qui est toujours en ligne), le mot archivage figure, mais avec un autre sens : « ARCHIVAGE. Transfert de documents qui ont cessé d’être d’utilité courante dans un local de stockage ou dans un service d’archives compétent pour les recevoir. Le verbe correspondant est archiver ».

J’en conclus que l’archivage courant est la gestion des documents qui ne sont plus courants mais qui courent quand même…

Nul doute que l’amateur de mots qu’était Raymond Devos aurait tiré parti de cela ; mais n’est-ce pas un peu tordu pour les responsables administratifs qui manquent parfois d’humour et toujours de temps ?