Résultats du sondage « archives courantes »

Publié par Marie-Anne Chabin, 5 août 2013

À l’occasion du billet « Les archives courantes, une expression logistique, confuse et contre-productive », publié le 27 juin, j’ai lancé un bref sondage sur l’expression « archives courantes » (https://fr.surveymonkey.com/s/archives_courantes).

Entre le 27 juin et le 17 juillet, 100 personnes y ont répondu (merci pour le chiffre rond, c’est très pratique pour les statistiques…). Le panel n’est sans doute représentatif puisque basé sur le volontariat (voir sur le sujet le billet Représentativité) mais il permet d’élargir le débat et apporte des réflexions intéressantes sur le ressenti des répondants. Voici donc les résultats.

Le panel

Les réponses viennent de France pour les trois quarts, d’autres pays francophones pour le dernier quart, dont la moitié du Canada/Québec, les autres se répartissant entre Belgique, Luxembourg, Suisse et Afrique francophone.

70% des répondants sont des femmes, 70% ont entre 20 et 40 ans et les femmes entre 20 et 40 ans représentent 50 % du panel.

La majorité des répondants (66%) exercent dans le secteur public, dont 52 % en France. 14 % sont archivistes dans le secteur privé ; les autres sont informaticiens, prestataires/consultants, enseignants ou étudiants.

Connaissance l’expression des « archives courantes »

À 79%, l’expression est connue par les études, dont 50% en France et 29 % hors de France, ce qui pourrait indiquer qu’elle est un peu plus enseignée hors de l’hexagone qu’à l’intérieur mais ceci reste à vérifier.

9 personnes, de profils très variés (archiviste, informaticien, prestataire, public, privé) la connaissent par leurs lectures.

4 la connaissent par la réglementation des Archives, 3 par des collègues de travail, 2 via une autre formation (secteur privé), 2 (une personne travaillant dans un ministère et un chef de projet sénior du secteur privé) la connaissent par la réglementation CNIL. Une avoue ne pas la connaître.

 La perception des archives courantes

Le sondage proposait diverses définitions, avec une seule réponse à choisir et la possibilité de donner sa propre définition. Résultats archives courantes 1

C’était là tout l’intérêt du sondage, de vérifier que la notion n’est pas très claire au sein de la profession ; d’autres choix de réponses auraient peut-être donné des résultats un peu différents ?

La question proposait deux définitions axées sur la localisation, telle qu’elle se présente dans la définition réglementaire (documents conservés dans le bureau) : l’une pour les dossiers d’affaires (sous-entendu dossiers organiques contrôlés) qui recueille 8 voix ; et l’autre tous les documents, validés ou non, qui en recueille 12. Autrement dit, 20% des répondants retiennent l’aspect logistique de la définition.

La définition qui recueille – et de loin – le plus de suffrages (45%) est « les dossiers d’affaires qui ne sont pas clos », sans précision de leur localisation. Près de la moitié des répondants associent donc d’abord la notion d’archives courantes à la valeur des documents, les affaires en cours. Il faudrait préciser si ces dossiers comportent aussi des documents non validés qu’il faudra un jour expurger ou non, ce qui essentiel dans une bonne gestion de l’archivage, notamment électronique. On retiendra que justement, l’expression archives courantes n’aborde pas cet aspect.

La définition qui mettait l’accent sur l’utilisation des documents (tous les dossiers d’affaire qui peuvent resservir à court ou moyen terme) remporte, elle, 16% des voix.

Pour 8 répondants (plutôt la cinquantaine plutôt dans le privé), c’est avant tout une expression d’archivistes.

Pour 3 personnes, ce sont des documents non encore validés.

Pour un répondant (étudiante), il s’agit des dossiers de travail personnels (on espère pour elle qu’elle n’est pas tombée sur cette question à l’examen ;)).

5 répondants ont sélectionné « les documents qui sont sous la responsabilité des services par opposition aux archives historiques ».

5 réponses ouvertes à cette question insistent sur l’utilisation fréquente des documents ou dossiers.

Un répondant recourt à l’humour : les archives courantes sont « celles qui ne prennent pas le temps de s’arrêter » ! Ma foi, il y a de ça…

 Utilisation de l’expression Résultats archives courantes 2

Résultats très répartis : autant de personnes l’utilisent souvent ou quotidiennement que rarement ou jamais, et on trouve tous les profils dans toutes les réponses. On trouve aussi tous les types de définitions dans chaque réponse (dans le bureau, dossier non clos, utiles à moyen terme), notamment pour ceux qui l’utilisent souvent, ce qui confirme un flou certain dans le discours archivistique de terrain.

Parmi ceux qui l’utilisent rarement ou ne l’utilisent jamais (24 répondants), on compte moins de la moitié de personnes travaillant dans le privé, et 15 personnes qui ont appris la notion pendant leurs études et qui l’ont donc abandonnée.

53 personnes utilisent l’expression avec leurs collègues, 52 avec les services producteurs, 30 avec les deux et parmi eux 17 avec en outre l’administration des Archives.

22 répondants l’utilisent dans le cadre des associations professionnelles et 34 dans les formations (toujours avec la même variété d’acceptions…). 12 l’utilisent dans les appels d’offres (seulement en France). 6 personnes ne l’ont utilisée que dans des formations (rarement).

Parmi les 31 archivistes de collectivités locales ou d’établissements publics qui ont répondu au sondage, la majorité (18) dit utiliser l’expression avec les services producteurs et les collègues mais pas avec l’administration des Archives : faut-il y voir la confirmation que le périmètre réel d’intervention des Archives de France ne couvrent pas vraiment les archives courantes ?

Remarques à ce sujet :

  • [utilisation avec des collègues] « Mais la plupart du temps nous ne parlons pas de la même chose…. Notamment quant au temps de la sélection et au rôle de l’archiviste au service de l’administration productrice (qui elle ne distingue que les documents dont elle a besoin parce qu’ils l’engagent) » (records manager dans une institution internationale) ;
  • [je l’utilise pour] « Tableaux de gestion (DUC/DUA) et formations aux services » (archiviste établissement public de province)

Critique de l’expression

Le sondage proposait plusieurs motifs au choix pour ceux qui n’utilisent pas l’expression. Résultats (66 réponses en tout) : Résultats archives courantes 3

42% de 66 %, cela fait donc près de 30 % du panel qui constate que l’expression « archives courantes » n’est pas comprise. Si on additionne les « pas comprise », les « pas claire » et les « pas vendeuse », cela fait 37%. L’administration des Archives, la CNIL et les institutions d’enseignement devraient s’interroger sur la pertinence de la sacro-sainte théorie des trois âges (en tant que professeur associé au CNAM, je me la pose depuis un moment déjà, l’hérésie ne conduisant plus au bûcher en notre siècle éclairé…).

Remarque amusante : sur les 66 répondants à cette question, il y en a tout de même 8 qui l’utilisent régulièrement voire quotidiennement et qui avouent que l’expression n’est pas comprise de leurs interlocuteurs. Une tendance sado-maso ?

À noter que la connotation poussiéreuse arrive en dernière position, ce dont on peut se réjouir (sans oublier que les répondants sont en quasi-totalité des praticiens des archives et non les utilisateurs).

Et voici les expressions utilisées à la place de « archives courantes » (14 réponses):

  • Documents à valeur opérationnelle (terme propre au gouvernement fédéral canadien)
  • Dossiers d’affaire en cours (secteur public, Paris)
  • Dossiers en cours (secteur public, province)
  • Documents composant des dossiers en cours, des affaires non closes, … (secteur public, province)
  • Archives ou documents produits par le service (secteur public, province)
  • Classement (secteur public, province)
  • Documents actifs (secteur public, Québec)
  • Au Québec on parle « d’actif » (secteur public, Québec)
  • Documents ou dossiers actifs (secteur public, Québec)
  • Documents actifs ou dossiers administratifs (secteur public, Québec)
  • Je n’utilise pas cette expression parce qu’à ce stade (actif et semi-actif), ces documents ne sont pas des archives et ne sont pas traités de la même manière. (secteur public, Québec)
  • C’était le nom de l’une des unités de notre service, qui a été renommée  » Records Management » et donc, pour ne pas confondre nos interlocuteurs, nous ne l’utilisons plus (ONG, Suisse)
  • Pour moi, les archives n’ont pas d’âge (ni courant, ni intermédiaire). c’est donc archives (tout court ! dans leur acceptation : quelle que soit leur date), ou les documents archivables (sous entendu, les élus à l’archivage, pour des raisons réglementaires, opérationnelles, patrimoniales, une combinaison des 3 ou des 2 critères), reste ensuite à déterminer pour combien de temps et éventuellement à réviser ce temps en fonction de l’évolution des obligations réglementaires, des besoins opérationnels, des préoccupations patrimoniales (secteur privé, Paris)
  • Records (dans un environnement multilingue) (secteur privé, Suisse).

Une remarque et une question : personne n’a proposé l’expression « document d’activité », la fameuse traduction de record proposée par l’AFNOR depuis trois ans. De deux choses l’une : ou bien, c’est un indice que cette expression n’est pas utilisée dans la vraie vie ; ou bien, ceux qui l’utilisent n’ont pas répondu au sondage, sachant que je suis une grande pourfendeuse de cette traduction artificielle et dénuée de fondement ? (Voir les arguments ici et ).

Autres commentaires sur la question

14 répondants ont ajouté un commentaire dont près de la moitié hors France ; les Français(es) se montrent donc presque deux fois moins diserts sur le sujet que leurs collègues étrangers : atonie ? Désintérêt ? Blasitude ?…

Teneur (exhaustive) des commentaires :

  • Ce terme (et d’autres…) renvoie à la difficulté d’utiliser la bonne terminologie (qui permette que l’on se comprenne…) dans le cadre des relations avec les services. (collectivité, province)
  • Je tiens à préciser que les documents à valeur probante reconnus par le RM n’ont pas toujours un caractère historique et que certains documents qui ont une valeur historique n’ont pas de valeur probante et qu’ils seraient dommage de les perdre … car oui, nous archivons pour l’Histoire 🙂 (collectivité, province)
  • Notion floue, personne n’a la même définition pour ce terme (collectivité, province)
  • Elles doivent être gérées dans le système d’archivage global dès leur production (à l’état validé). (décideur, Paris)
  • Dans l’expression « archive courante », ce n’est pas tant l’adjectif « courante » qui me gène, mais réellement le terme « archive ». je pense qu’il fausse la compréhension. (informaticien, province)
  • Finalement, ça me convient bien ce terme surgit de nul part! (secteur public, Paris)
  • Les archives courantes se sont des documents dont ils peuvent avoir besoin dans le cadre de leurs activités quotidiennes .Elle doivent être conservées dans les locaux mêmes du service producteur (, Afrique)
  • Le mot « archives » à lui seul a une si forte connotation de « vieux papiers » ou archives historiques pour le commun des mortels, que de lui accoler « courantes » ne fait que mêler encore plus les non initiés. (établissement public, Québec)
  • Archive = vieux et Courant = actuel. Les deux termes ont donc une opposition intrinsèque temporelle difficile à réconcilier. (Québec)
  • Mon expérience récente montre que cette difficulté de compréhension sur les archives courantes n’est pas propre à la France, mes collègues archivistes européens (particulièrement des pays latins) ont adopté (et malheureusement s’accrochent à) la vision logistique des archives courantes (institution internationale)
  • Pour moi, les 2 mots s’opposent. Les archives ne sont pas des archives si elles sont utilisées Actuellement, ce sont des dossiers de travail. Les dossiers deviennent archives lorsqu’ils ne sont plus utile au travail de tous les jours (je n’adhère pas à la théorie des 3 âges, comme vous pouvez le constater). Même si il est facile, dans certains cas, de savoir qu’un dossier ou un document deviendra archives, lorsqu’il est actif, je ne le considère pas comme tel. (secteur privé, Québec)
  • J’ai toujours du mal à maîtriser les notions suivantes : « RM Non courant » « RM Courant » « KM » « KRM ». Pourriez-vous faire, pour les nuls, un billet là-dessus ? (secteur privé, Paris)
  • Je préfère cette expression à celle d’archives vivantes qui suppose l’emploi de l’expression archives mortes qui a une « connotation poussiéreuse ». (prestataire, Afrique)

Last but not least, avec mes remerciements pour cette conclusion toute trouvée :

  • Qu’elles courent aux archives si elles le méritent ! (secteur privé, Paris).

Merci encore de votre participation. Le débat reste ouvert.

MAC

 

 

 

 

 


2 réflexions au sujet de « Résultats du sondage « archives courantes » »

  1. Bon, puisque le débat est encore ouvert, deux questions :
    – quelle(s) expression(s) employer pour échapper à la consternante alternative vivantes/mortes ?
    – n’y a-t-il pas 3 phases successives dans l’attitude des producteurs face à leurs archives ? i.e. d’abord un usage fréquent et donc un fort sentiment de propriété, puis un usage épisodique et intermittent et donc un certain désintérêt, enfin une absence totale d’usage se traduisant au mieux par une vague idée du caractère de témoignage historique que revêtent certains documents.

    • Merci pour tes questions, Thibaut.
      Sur la première, je crois qu’il ne faut pas trop se prendre la tête ; le doublet archives vivantes/archives mortes est sans doute choquant pour les archivistes mais j’ai rencontré plus d’un responsable qui employait cette expression sans aucune connotation péjorative ni même négative. Le problème, comme souvent, est dans l’idée qu’on se fait des choses, plus que dans la réalité. Pour ma part, le mot « intermédiaires » – comme je m’en explique dans Archiver, et après ? – est bien plus choquant que « mortes » car il véhicule le mépris (infondé) des archivistes pour les archivistes non historiques.
      Il faut bien reconnaître que l’usage qui est fait de ces documents les place dans deux ensembles distincts : celui où ils sont manipulés et exploités, et celui où ils sont simplement stockés, les deux ensembles n’étant pas étanches, ce qui fait tout le sel d’un projet d’archivage. Sur la terminologie, on pourrait faire comme les Anglais qui utilisent une expression négative (non active records), bien plus efficace car elle montre quel est l’ensemble le plus important des deux ; à rapprocher de l’expression « non records » pour désigner les documents qu’il ne faut pas archiver, expression qui n’a pas d’équivalent en français. Si on veut absolument des adjectifs positifs et distincts, on pourra dire : dossiers actifs versus dossiers dormants, archives actives versus archives dormantes ; l’expression existe déjà et est assez explicite. Bon, ça fait un peu terrorisme par les temps qui courent (les agents dormants…) mais on sait aussi que les archives peuvent être explosives, alors… En tout cas, il me paraît aussi vain qu’insensé de vouloir à tout crin inventer un nouveau mot.

      Sur la seconde question, je reconnais qu’on peut constater sur le terrain les trois phases successives que tu décris dans l’attitude des producteurs vis-à-vis de leurs archives. Ce n’est pas suffisant pour en faire une théorie de l’âge des archives, primo parce que ce constat concerne plus les producteurs que les archives elles-mêmes et viserait mieux une théorie d’organisation dans l’entreprise ; secundo parce que le statut des archives n’est touché qu’à la marge dans cette attitude ; il s’agit d’une approche essentiellement logistique que je dénonce justement car elle ignore la qualité et le statut intrinsèque des archives. Là encore, je partage ton constat. J’ai rencontré des agents administratifs qui disaient que la durée de conservation des documents comptables ou des pièces justificatives étaient de 2 ans parce qu’après ils étaient conservés chez un prestataire… Plus j’entends de sottises et plus j’ai envie de crier fort. Laissons la logistique aux logisticiens et préoccupons nous de sensibiliser les producteurs à la valeur des documents qu’ils produisent, surtout quand ils engagent la responsabilité de leur entreprise ou de leur organisme.

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