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Valeur ajoutée de la méthode Arcateg pour un archiviste
Publié le 29 août 2019 par Marie-Anne CHABIN
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Pour les archivistes qui seraient tentées de participer à la formation « Pratiquer la méthode Arcateg™ » les 14 et 15 octobre prochain à Paris.
La méthode Arcateg™ a été conçue pour aborder
l’organisation de l’information à risque dans une entreprise.
L’angle d’attaque de cette problématique
commune à tous est celui de l’existence et de la protection dans la durée de l’information
dont l’entreprise est propriétaire et détentrice. Il s’agit d’énoncer des
règles claires qui permettent à chaque collaborateur de réponse à ces questions
récurrentes:
Dois-je mettre les documents et les données que je
gère en sécurité ou non? Et si oui à quel degré de sécurité et comment? Dois-je jeter ou conserver telle trace ou telle information?
Ce qui ne peut se faire valablement qu’après une analyse de la globalité de
l’impact avéré et potentiel de cette trace ou de cette information pour l’entreprise
et ses responsables.
Non seulement, l’entreprise doit énoncer des
règles en réponse à ces questions, mais elle doit encore s’assurer que ces
règles sont conformes à la réglementation et qu’elles sont réellement
appliquées par les collaborateurs.
Les fondamentaux de la méthode Arcateg sont
issus de l’observation de situations d’archivage déficientes ou chaotiques
depuis deux décennies: abandon de documents et de données dans des endroits non
gérés et non protégés, destruction d’actifs informationnels qui auraient permis
de répondre à une mise en cause ou à une investigation, perte financière par
négligence de production ou d’accessibilité d’une information ou d’une preuve.
Ces fondamentaux ont été mis à l’épreuve dans un certain nombre d’entreprises et d’organismes publics avant d’être présentés dans l’ouvrage Des documents d’archives aux traces numériques. Identifier et conserver ce qui engage l’entreprise – La méthode Arcateg™, éditions KLOG publié y a dix-huit mois.
Le nom de la méthode AR (pour archivage)
+ CATEG (pour catégories) souligne l’approche méthodologique: les enjeux
de gestion de l’information d’entreprise sont abordés par la question de l’archivage
qui s’affirme comme le pivot de la gouvernance des données: tout fichier, tout document
porte une valeur de risque pour l’entreprise, valeur qui conduit a) à contrôler
sa qualité (pour éviter des interprétations erronées), b) à le mettre en sécurité
pendant la durée nécessaire et suffisante, c) à gérer son cycle de vie tant sur
le plan de la préservation que l’accès aux contenus, tout ceci étant résumé par
le terme « archivage » pris dans son acception la plus forte. Il n’y a
pas d’autres mots pour dire simplement tout cela. La catégorisation est le
moyen de maîtriser l’inévitable hétérogénéité de la masse en rationalisant et
en normalisant la réalité. On parle beaucoup aujourd’hui de catalogage des données;
c’est la même idée.
De ce point de vue et du point de vue réglementaire,
il est clair qu’Arcateg renvoie bien davantage à une mise en œuvre du Règlement
général pour la protection des données personnelles (RGPD) qu’à une mise en
œuvre de la gestion des archives publiques telle que la définit le code du patrimoine.
Pour le dire d’une manière plus classique aujourd’hui,
Arcateg™ relève assurément du records management (archivage managérial) et non
de la gestion des archives patrimoniales, bien que la méthodologie puisse
également servir une démarche de gestion de la connaissance et de la mémoire.
La question se pose donc de savoir si la méthode Arcateg™ peut être utilisée avec profil dans la gestion d’un service d’archives.
La réponse est oui, mais à certaines conditions. En effet, dès lors que la démarche Arcateg™ est orientée Risques tandis que les pratiques archivistiques publiques sont orientées Patrimoine, il faut bien mesurer l’usage que l’on fait de chaque concept et respecter les différentes facettes de l’information.
Arcateg™ est construit sur un système archivistique
alternatif dédié au management des données au quotidien, de sorte que vouloir
fondre les fondamentaux Arcateg avec les pratiques archivistiques existantes
dans une seule vision documentaire risque de conduire, comme je l’ai constaté parfois,
à une cacophonie archivistique inefficiente.
Il ne s’agit donc pas de fondre les notions
et de superposer les gestes archivistiques mais de les articuler pour répondre
à un plus grand nombre de besoins.
Par exemple:
Arcateg donne un cadre de référence pour un
recensement exhaustif de la production informationnelle d’une entité juridique,
ce qui est autre chose que la gestion de l’existant dans une des composantes de
cette entité. Arcateg privilégie une règle de conservation simplifiée
dès la création de l’information, basée sur sa valeur de risque pour l’entreprise,
quel que soit son support et sa localisation, ce qui n’empêche d’avoir des règles
plus détaillées pour la gestion des archives dans la durée.Arcateg est également le support d’un tableau de
bord normalisé et codifié pour identifier les doublons et les lacunes, afin de
faire des reportings à la direction de l’organisme (établissement, administration)
ou de gérer un plan d’actions pour améliorer le stock et le flux.
En résumé, la méthode Arcateg™ permet à un archiviste d’archiver
« plus vite, plus haut, plus fort ».
En vous souhaitant une forme olympique!
Stage de formation Arcateg octobre 2019
Programme de la formation Arcateg™ des 14 et 15 octobre 2019
Bulletin d’inscription
Précision: ce sera la dernière session de l’année. Profitez-en!
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