Dans le cadre de la gestion d’une entreprise, la conservation des factures fournisseurs est une réalité incontournable. Non seulement c’est une obligation légale, mais cela vous aide également à maintenir une comptabilité rigoureuse. Cet article vise à clarifier la durée de conservation des factures professionnelles, les formats dans lesquels elles peuvent être stockées, et les sanctions auxquelles vous pourriez faire face en cas de non-respect de ces obligations. Que vous soyez gestionnaire d’une petite start-up ou chef d’une grande entreprise, voici tout ce que vous devez savoir sur la conservation de vos factures.
Combien de temps devez-vous conserver vos factures professionnelles?
La durée de conservation des factures fournisseurs varie en fonction de divers critères juridiques et réglementaires. En France, le Code de commerce impose une obligation de conservation des factures pendant une durée de dix ans à compter de la clôture de l’exercice. Cette période de dix ans est essentielle pour plusieurs raisons : elle permet d’assurer la traçabilité des opérations comptables et de se conformer aux exigences en matière de vérification par les autorités fiscales.
En dehors de la législation française, il est également important de connaître les régulations en vigueur à l’échelle internationale, surtout si votre entreprise opère dans d’autres pays. La durée de conservation peut varier en fonction des juridictions, rendant vital une consultation des lois locales pour garantir que votre entreprise reste en conformité. Il est recommandé d’archiver les factures au-delà de la période minimale légale pour se prémunir contre d’éventuelles contestations futures.
Sous quels formats stocker vos factures?
1. Facture sous format papier
Historiquement, la plupart des entreprises ont conservé leurs factures sous format papier. Ce support offre une certaine matérialité qui peut être rassurante pour les chefs d’entreprise. Il est essentiel de les stocker dans un endroit sécurisé, à l’abri des intempéries et des risques d’incendie. Une bonne gestion physique des documents est cruciale pour leur conservation sur le long terme, avec des classeurs ou des boîtes d’archivage adaptées.
Cependant, le stockage papier présente aussi des inconvénients. La place nécessaire à l’archivage peut rapidement devenir problématique, surtout pour des entreprises générant un volume important de factures. De plus, la consultation et l’organisation de ces documents peuvent devenir compliquées et chronophages avec le temps. C’est pourquoi de nombreuses entreprises apprécient aujourd’hui le passage aux documents électroniques.
2. Facture sous format électronique
Les factures électroniques gagnent en popularité grâce à leur praticité et à la transformation numérique des entreprises. Elles sont faciles à stocker, organiser et retrouver grâce aux solutions de gestion électronique des documents (GED). En France, les factures électroniques sont soumises aux mêmes règles de conservation que les factures papier, mais elles doivent être conservées dans un format permettant de garantir leur intégrité, authenticité et lisibilité pendant toute la durée de conservation.
Les avantages du stockage électronique ne se limitent pas à l’économie de place. Il réduit également les risques de perte ou de dégradation physique des documents, tout en simplifiant l’accès et le partage des informations au sein de l’entreprise. De nombreux services et logiciels existent pour faciliter l’archivage numérique tout en garantissant la sécurité et la confidentialité des données.
Sanctions relatives au non-respect de l’obligation de conserver les factures
Le non-respect de l’obligation légale de conservation des factures peut entraîner plusieurs sanctions. Tout d’abord, en cas de contrôle fiscal, l’absence de factures peut être considérée comme une infraction. L’entreprise s’expose alors à des redressements fiscaux et des amendes pouvant s’élever à plusieurs milliers d’euros. Les autorités fiscales peuvent recalculer les obligations qui en découlent, en majorant les contributions supposées non versées.
En plus des sanctions fiscales, un manquement à ces obligations peut également engendrer des poursuites judiciaires. En cas de litige commercial, l’absence de factures peut priver l’entreprise de ses moyens de preuve, compromettant ainsi sa défense. D’où l’importance cruciale de maintenir une bonne gestion des archives, pour éviter tout risque et garantir la conformité légale de l’entreprise.
Leçons apprises
| Point clé | Résumé |
|---|---|
| Durée de conservation | Conserver les factures fournisseurs pendant au moins 10 ans en France. |
| Formats de stockage | Factures papier et électroniques, avec une tendance croissante vers le numérique pour sa praticité et sa sécurité. |
| Sanctions | Exposition à des sanctions fiscales et judiciaires en cas de non-respect de l’obligation de conservation. |
