Avec l’évolution rapide des technologies numériques, l’archivage électronique est devenu un enjeu majeur pour les entreprises et les institutions. Cet article explore les principales normes internationales et nationales encadrant l’archivage électronique, afin de garantir la pérennité, la sécurité et l’interopérabilité des documents archivés. En particulier, nous étudierons le modèle OAIS, la norme NF Z42-013, et les différentes normes et référentiels liés à la dématérialisation, la traçabilité, la numérisation, et les coffres-forts numériques.
Le modèle OAIS
Le modèle OAIS (Open Archival Information System) est une norme référencée sous ISO 14721:2012, définie initialement en 2002 puis révisée en 2012. Il est conçu pour établir un cadre de référence pour la gestion et la préservation à long terme des documents électroniques. OAIS propose une architecture de système d’archivage électronique incluant des fonctions de stockage, de préservation, de gestion et de diffusion de l’information.
La norme OAIS est largement acceptée dans les secteurs académiques et institutionnels pour ses recommandations détaillées sur la conservation numérique. Elle définit six entités principales : Ingestion, Archival Storage, Data Management, Administration, Preservation Planning et Access. Cette structure permet de garantir que l’information reste accessible et compréhensible tant à court qu’à long terme.
La norme NF Z42-013
La norme française NF Z42-013 concerne spécifiquement l’archivage électronique fidèle et pérenne des documents. Initialement publiée en 1999, elle a été révisée en 2009 et une nouvelle révision est prévue pour 2020. Cette norme fournit un cadre de conformité pour les systèmes d’archivage électronique, garantissant l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des documents archivés.
La NF Z42-013 s’applique aux entreprises souhaitant s’assurer que leurs archives électroniques répondent à des critères de qualité stricts. Elle couvre des aspects allant de la capture initiale des documents à leur conservation et leur destruction, en passant par des contrôles rigoureux de sécurité et d’accès. En suivant cette norme, les organisations peuvent se prémunir contre les risques juridiques et techniques liés à l’archivage électronique.
La norme NF Z42-026
La norme NF Z42-026 définit les règles relatives aux systèmes de gestion des documents électroniques, notamment en ce qui concerne leur numérisation. Publiée en 2017, elle établit des exigences pour le traitement des documents à numériser, incluant les formats de fichier, la qualité des images et les métadonnées associées. Elle veille à ce que les documents numérisés soient capturés de manière fiable et restent exploitables.
Elle s’avère cruciale dans les processus de dématérialisation où les documents papiers sont transformés en format numérique, garantissant ainsi leur validité légale. Par l’application de cette norme, les entreprises peuvent assurer la durée de vie et l’authenticité des documents numérisés tout en facilitant leur intégration dans les systèmes de gestion documentaire.
dematerialisation_normes_referentiels.jpg
Quels sont les normes et référentiels de la dématérialisation ?
La dématérialisation repose sur plusieurs normes et référentiels qui assurent la qualité, la sécurité et la validité juridique des documents numériques. Ces normes couvrent différents aspects, allant de la numérisation à la signature électronique, en passant par la traçabilité et l’interopérabilité des systèmes. Elles sont essentielles pour garantir une transformation numérique fiable et conforme aux réglementations en vigueur.
Les référentiels de la dématérialisation, tels que la NF Z42-026 et la NF544, définissent les exigences techniques et organisationnelles pour la numérisation et la gestion des documents. Ils permettent de s’assurer que les documents numériques conservent leur valeur probante au fil du temps. En suivant ces référentiels, les entreprises peuvent optimiser leurs processus de gestion documentaire tout en respectant les obligations légales.
1 – Les référentiels de la numérisation
NF Z42-026 (2017)
La norme NF Z42-026, publiée en 2017, établit les critères à respecter pour la numérisation des documents. Elle aborde des aspects tels que les formats de numérisation, les métadonnées, et les dispositifs de contrôle de qualité. Cette norme assure que les documents numérisés conservent leur valeur et leur lisibilité sur le long terme, rendant ainsi la numérisation conforme aux exigences légales.
Elle est essentielle pour toute organisation qui engage un processus de dématérialisation en garantissant l’intégrité et la fiabilité des documents numérisés. L’application de NF Z42-026 permet d’éviter la perte d’informations cruciales et de faciliter l’accès et la gestion des archives numériques.
NF544 (2018)
La norme NF544, publiée en 2018, complète la NF Z42-026 en se concentrant sur les aspects pratiques et techniques de la numérisation des documents. Elle propose un cadre méthodologique pour la préparation, l’exécution et le contrôle de la numérisation, assurant ainsi une qualité constante et des formats de fichiers adaptés.
En suivant NF544, les entreprises peuvent rationaliser leur processus de numérisation tout en garantissant que les documents numérisés sont conformes aux standards de l’industrie. Cette norme est très utile pour les projets massifs de numérisation où la qualité et la cohérence des documents sont primordiales.
2 – La norme de la traçabilité et de l’interopérabilité
Iso15836 (2003, révisée en 2009)
L’ISO 15836, également connue sous le nom de standard Dublin Core, est une norme internationale sur les métadonnées publiée en 2003 et révisée en 2009. Elle fournit un ensemble de 15 éléments de base pour la description des ressources numériques, facilitant leur localisation et leur gestion.
Cette norme est cruciale pour l’interopérabilité entre différents systèmes d’archivage et de gestion documentaire, assurant une traçabilité des informations archivées. Elle joue un rôle clé dans la gestion des métadonnées en fournissant un vocabulaire standardisé pour la description des ressources informationnelles.
3 – La norme et le label des coffres-forts numériques
NF Z42020 (2012)
La norme NF Z42-020, publiée en 2012, établit les spécifications techniques et les exigences de sécurité pour les coffres-forts numériques. Elle vise à garantir la sécurité, l’intégrité et la pérennité des documents stockés, en définissant des critères stricts pour le chiffrement, l’authentification et l’accès contrôlé.
Les entreprises utilisant des coffres-forts numériques conformes à cette norme peuvent sécuriser efficacement leurs documents sensibles et assurer leur conformité aux réglementations. Cela permet de prévenir les risques de perte ou de modification non autorisée des informations stockées.
4 – Les référentiels de la signature électronique
eIDas (2016)
Le règlement eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services), adopté en 2016, encadre les services de confiance pour les transactions électroniques au sein de l’Union Européenne. Il définit les conditions de validité des signatures électroniques, garantissant leur valeur légale et leur reconnaissance transfrontalière.
eIDAS permet aux entreprises de signer des documents numériquement de manière sécurisée et juridiquement contraignante, facilitant ainsi le commerce électronique et les procédures administratives en ligne. Le respect de ce règlement est crucial pour toute organisation souhaitant utiliser la signature électronique en Europe.
RGS(V2. 2014)
Le Référentiel Général de Sécurité (RGS), révisé en 2014, est une norme française qui définit les exigences de sécurité pour la signature électronique et d’autres services de confiance. Il vise à garantir l’intégrité, l’authenticité et la confidentialité des documents signés électroniquement.
Le RGS est essentiel pour les organisations publiques et privées en France, leur permettant de sécuriser leurs échanges numériques tout en respectant les obligations légales. L’application de ce référentiel assure une reconnaissance juridique de la signature électronique et renforce la confiance dans les transactions numériques.
5 – Les normes du records management
Iso30300, Iso30301 et Iso30302 (2011 à 2014 ; révision en cours)
Les normes ISO 30300, ISO 30301 et ISO 30302, publiées entre 2011 et 2014, définissent un cadre international pour la gestion des documents d’activité (records management). Elles établissent les principes et les exigences pour la mise en place d’un système de gestion documentaire conforme et efficace.
Ces normes englobent des aspects allant de la création à la conservation et à la destruction des documents, assurant ainsi une gouvernance documentaire rigoureuse. Leur application permet aux organisations d’optimiser la gestion de leurs documents tout en garantissant leur conformité aux réglementations en vigueur.
Iso 15489 (2001, révisée en 2016)
L’ISO 15489 est l’une des normes les plus reconnues en matière de records management. Publiée en 2001 et révisée en 2016, elle fournit des lignes directrices pour le traitement des documents d’activité, incluant leur création, capture, organisation et accès.
En appliquant cette norme, les entreprises peuvent améliorer la gestion de leurs informations, réduire les risques et s’assurer que les documents sont gérés de manière efficace tout au long de leur cycle de vie. L’ISO 15489 est essentielle pour une gestion documentaire conforme et durable.
Également à retenir:
6 – Les normes de l’archivage électronique
NF Z42-013 (1999, révisée en 2009 et en cours de révision en 2019 ; nouvelle version prévue en 2020)
Comme mentionné précédemment, la norme NF Z42-013 de 1999, révisée en 2009 et en cours de révision pour une nouvelle version en 2020, continue d’être une référence essentielle pour l’archivage électronique en France. Elle assure une conservation fiable et pérenne des documents électroniques avec des contrôles stricts sur la sécurité et l’intégrité des données.
Les mises à jour périodiques de cette norme visent à intégrer les avancées technologiques et à répondre aux nouvelles exigences légales. En suivant la NF Z42-013, les entreprises peuvent garantir que leurs archives électroniques sont conformes et sécurisées, réduisant ainsi les risques de non-conformité et de pertes d’informations.
NF461 — Système d’archivage électronique (2013)
La norme NF461 est spécifiquement dédiée aux systèmes d’archivage électronique (SAE). Publiée en 2013, elle détaille les exigences pour les solutions logicielles et matérielles utilisées dans l’archivage électronique, en mettant un accent particulier sur la sécurité, la disponibilité et l’intégrité des données archivées.
En certifiant qu’un système respecte la norme NF461, les entreprises peuvent assurer un cadre rigoureux pour l’archivage électronique, garantissant ainsi une meilleure gestion des documents à long terme. Cette norme est cruciale pour évaluer et sélectionner des solutions d’archivage électronique performantes et fiables.
OAIS (Iso 14721:2012)(2002, révisée en 2012)
Le modèle OAIS (Open Archival Information System) sous l’ISO 14721:2012, initialement publié en 2002 et révisé en 2012, se distingue comme une norme majeure pour l’archivage électronique à long terme. Ce modèle décrit les processus nécessaires pour assurer la préservation et l’accessibilité des documents numériques sur le long terme.
Il comprend des fonctions telles que l’ingestion, le stockage, la gestion des données, et la diffusion, fournissant un cadre complet pour la gestion des archives numériques. Une adoption correcte de cette norme garantit que les informations archivées restent compréhensibles, accessibles et utilisables au fil du temps.
Iso19005-1 (2005, révisée en 2011 et 2012)
L’ISO 19005-1, connue aussi sous le nom de PDF/A, est une norme internationale spécifiant un format de fichier pour les archives numériques sur le long terme. Publiée initialement en 2005 et révisée en 2011 et 2012, elle définit des critères pour la création de documents PDF garantissant leur reproduction fidèle.
En utilisant le format PDF/A, les entreprises assurent que les documents conservent leur intégrité et leur lisibilité indépendamment des logiciels et des systèmes d’exploitation futurs. C’est crucial pour les archives institutionnelles et nationales où la préservation des documents sur plusieurs décennies est nécessaire.
Réflexions finales
| Sujet | Norme | Description |
|---|---|---|
| Modèle OAIS | ISO 14721:2012 | Cadre pour la gestion et la préservation à long terme des documents électroniques. |
| Archivage Électronique | NF Z42-013 | Cadre de conformité pour la conservation fidèle et sécurisée des documents archivés électroniquement. |
| Numérisation des Documents | NF Z42-026 | Critères techniques et organisationnels pour la numérisation des documents en garantissant leur valeur probante. |
| Traçabilité et Interopérabilité | ISO 15836 (Dublin Core) | Norme pour la gestion des métadonnées facilitant l’interopérabilité et la traçabilité des archives numériques. |
| Coffres-forts Numériques | NF Z42020 | Exigences pour la sécurité et la pérennité des documents stockés dans des coffres-forts numériques. |
| Signature Électronique | eIDAS | Règlement encadrant la signature électronique en Europe, garantissant sa sécurité et sa validité juridique. |
| Records Management | ISO 30300 (et série) | Normes définissant un cadre pour la gestion des documents d’activité conformément aux exigences réglementaires. |
